Tietosuojaseloste

Delete Group Oyj

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Delete Group Oyj (“Delete” tai ”rekisterinpitäjä”) käsittelee henkilötietoja. [Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä tarjoamiimme tuotteisiin ja palveluihin liittyvään henkilötietojen käsittelyyn.]

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä. Tietosuojalainsäädännöllä viitataan voimassa olevaan tietosuojalainsäädäntöön, kuten Euroopan unionin yleiseen tietosuoja-asetukseen (2016/679) sekä Suomen tietosuojalakiin (5.12.2018/1050). Niitä tietosuojaan liittyviä käsitteitä, joita ei ole määritelty tässä tietosuojaselosteessa, tulkitaan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Palvelumme ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan erikseen niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista henkilö voidaan suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

Rekisterinpitäjä ja tietosuojavastaava

Rekisterinpitäjä: Delete Group Oyj
Y-tunnus: 2340045–3
Osoite: Postintaival 7, 00230 Helsinki
Tietosuojavastaavan yhteystiedot:
Elias Viitakoski
privacy@delete.fi

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Käyttötarkoitukset henkilötietojen käsittelylle ovat:

  • tuotteiden ja palveluiden toimittaminen, asiakassopimusten tekeminen sekä tilausten hoitaminen
  • asiakaspalvelu ja -viestintä sekä asiakastyytyväisyyskyselyt
  • laskutus ja saatavien perintä
  • markkinointi, mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä tilastoiden tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen
  • suoramarkkinointi, mukaan lukien sähköinen suoramarkkinointi ja puhelinmarkkinointi sekä mainonnan ja markkinoinnin suunnitteleminen ja tehokkuuden mittaaminen sekä henkilötietojen yhdistäminen ja päivittäminen suoramarkkinointitarkoituksiin
  • sidosryhmäsuhteiden hoitaminen sekä alihankinta ja palveluntarjoajien kanssa tehtävä yhteistyö
  • verkkosivustomme ja muiden palveluidemme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta
  • lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpitoon ja verotukseen liittyvät toimet) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen
  • sisäinen sekä konsernintasoinen raportointi ja muut hallinnolliset toimenpiteet sekä liiketoiminnan suunnittelu
  • takuu- ja virhevastuuasioiden hoitaminen sekä reklamaatioiden käsittely ja oikeudenkäynti- ja viranomaismenettelyiden hoitaminen
  • väärinkäytösten estäminen ja niiden tutkinta, sekä tietoturvan, henkilöiden ja omaisuuden turvallisuuden varmistaminen

Henkilötietojen käsittelyn tuotteidemme ja palveluidemme toimittamiseksi, asiakassopimusten tekemiseksi sekä tilausten ja niihin liittyvien velvoitteiden hoitamiseksi oikeusperusteena on sopimussuhde tai sen valmistelu.

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena voi olla myös rekisterinpitäjän tai kolmannen tahon oikeutetut edut. Asiakassuhteen hoitaminen, asiakasviestintä, markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointi) liittyvä henkilötietojen käsittely sekä henkilötietojen käsittely liittyen esimerkiksi raportointiin, sekä reklamaatioiden ja oikeusprosessien hoitamiseen perustuvat oikeutetulle edulle. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, arviomme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua. Annamme pyynnöstä lisätietoja oikeutettuun etuun perustuvasta henkilötietojen käsittelystä.

Jos käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai tiettyjen raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti lakisääteisen velvoitteen noudattaminen.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Tietoryhmä Esimerkkejä tietosisällöstä  
Yksilöinti- ja yhteystiedotAsiakkaan ja/tai edustajan nimi, titteli, rooli,  puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite.
Tuotteita ja palveluita sekä niiden tilauksia ja asiakasviestintää koskevat tiedotTiedot käsitellyistä tilauksista, tilausten toimitusaika sekä sopimuksiin, asiakasviestintään ja reklamaatioihin liittyvät tiedot.

Nauhoitetut asiakaspalvelupuhelut

Markkinointiin (mukaan lukien suoramarkkinointiin) ja tapahtumiin liittyvät tiedot sekä rekisteröidyn antamat suostumukset ja kiellotYhteystiedot markkinointia varten, sekä tapahtumien ja tilaisuuksien yhteydessä kerätyt tiedot. Suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot.  

Profilointia ja kiinnostusta koskevat tiedot

Verkkosivujen ja muiden sähköisten palveluiden käyttöä koskevat tiedot IP-osoite, sähköisen viestinnän tunnistamistiedot, haku- ja selailutiedot, selain- ja käyttöjärjestelmätiedot sekä rekisteröitymistiedot, kuten käyttäjätunnus ja nimimerkki
LaskutustiedotAsiakkaan ja/tai edustajan nimi, titteli, rooli, puhelinnumero, katuosoite ja sähköpostiosoite

Keräämme henkilötietoja suoraan rekisteröidyltä, esimerkiksi asioinnin yhteydessä, tai kun rekisteröity ostaa tai tilaa tuotteitamme tai palveluitamme joko itse tai edustamansa organisaation puolesta taikka rekisteröinnin yhteydessä, kun rekisteröity vierailee verkkosivuillamme tai muissa sähköisissä palveluissamme, tilaa uutiskirjeemme, vastaa asiakastyytyväisyystutkimukseen tai on meihin muutoin yhteydessä. Lisäksi saamme henkilötietoja Delete-konserniin kuuluvien suomalaisten yhtiöiden henkilörekistereistä.
Saamme henkilötietoja myös muista ulkoisista lähteistä, kuten yksityisistä rekisteripalveluista ja viranomaisten ylläpitämistä rekistereistä, kuten puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

Henkilötietojen säilyttäminen

Henkilötietoja säilytetään ja käsitellään niin kauan kuin henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi on tarpeellista. Asiakkaita koskevia tietoja säilytetään ja käsitellään pääsääntöisesti koko asiakassuhteen keston ajan sekä viisi (5) vuotta asiakassuhteen päättymisestä. Markkinointitarkoituksiin kerättyjä tietoja säilytämme kuitenkin toistaiseksi. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan tai muutetaan anonyymeiksi kohtuullisessa ajassa.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän kanssa samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden välillä tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti tässä tietosuojaselosteessa kuvattuihin tarkoituksiin.

Henkilötietojen käsittelyssä voidaan käyttää myös erilaisia palveluntarjoajia ja muita kolmansia tahoja, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajia tai kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajia. Myös konserniyhtiöt voivat käsitellä henkilötietoja toisen konserniyhtiön lukuun. Huolehdimme henkilötietojen käsittelyssä käyttämiemme tahojen kanssa tietosuojalainsäädännön edellyttämistä sopimuksista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa taikka väärinkäytösten selvittämiseksi, sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli rekisterinpitäjä tai sen kanssa samaan konserniin kuuluva yhtiö on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen vastaanottajista.Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle

Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen siirtoihin ja käytettyihin suojamekanismeihin liittyen.

Henkilötietojen suojaus

Tietoturva ja henkilötietojen suojaaminen on meille ensiarvoisen tärkeää. Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen suojaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet. Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuojalainsäädännön mukaiset oikeudet omiin henkilötietoihinsa. Oikeuksien soveltaminen kussakin yksittäistilanteessa riippuu kuitenkin henkilötietojen käyttötarkoituksesta sekä -tilanteesta.

  • Oikeus päästä henkilötietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tietosuojalainsäädännön mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus saada jäljennös henkilötiedoista.
  • Oikeus henkilötietojen oikaisuun. Rekisteröidyllä on tietyin rajoituksin oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista.
  • Oikeus henkilötietojen poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti pyytää henkilötietojensa poistamista. Pyynnöstä poistamme henkilötiedot, ellei lainsäädäntö, taikka jokin muu tietosuojalainsäädännön mukainen soveltuva poikkeusperuste edellytä meitä säilyttämään henkilötietoja.
  • Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti oikeus pyytää tietyissä tilanteissa henkilötietojen käsittelyn rajoittamista.
  • Oikeus henkilötietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojensa siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle. Siirto-oikeus koskee lähtökohtaisesti sellaisia henkilötietoja, jotka rekisteröity on toimittanut rekisterinpitäjälle jäsennellyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa, ja joiden käsittelyn perusteena on rekisteröidyn suostumus tai sopimus, ja/tai joiden osalta käsittely suoritetaan automaattisesti.
  • Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus tietosuojalainsäädännön edellytysten mukaisesti vastustaa oikeutettuihin etuihin perustuvaa henkilötietojen käsittelyä, mukaan lukien profilointia. Voimme kieltäytyä pyynnöstä, jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän taikka kolmannen tahon pakottavien ja oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Rekisteröidyllä on kuitenkin aina oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin ja suoramarkkinointiin liittyvään profilointiin.
  • Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa antamansa suostumus häntä koskevien henkilötietojen käsittelyyn. Suostumuksen peruuttamisella ei ole vaikutusta peruutusta aiemmin suoritettuun käsittelyyn.

Oikeuksien käyttäminen

Toivomme, että olet yhteydessä meihin, jos sinulla herää kysymyksiä henkilötietojesi käsittelyyn liittyen.

Voit lähettää rekisteröidyn oikeuksia koskevan pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä tässä tietosuojaselosteessa mainittuja yhteystietoja.

Pyynnön esittäjän henkilöllisyys tarkistetaan ennen pyynnön käsittelemistä. Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja lähtökohtaisesti kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta lukien. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsääsäädännön vastaisesti.
Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydät täältä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojalainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Uusin versio on saatavilla verkkosivuillamme.

Tämä tietosuojaseloste on julkaistu 22.3.2022